Cuando empezamos a construir Agente 404, teníamos clara una premisa: la automatización y la Inteligencia Artificial no son un lujo para el futuro, son la única forma de escalar un negocio eficientemente hoy.
Por eso, conversar con uno de nuestros primeros clientes siempre nos llena de orgullo. Uno de los proyectos más ambiciosos y gratificantes de nuestros inicios fue trabajar mano a mano con Vanguard Quest, un grupo empresarial con sede en Valladolid dedicado a dar servicios especializados en los sectores técnico, industrial y terciario.
Gestionar una empresa ya es un reto, pero Vanguard Quest lidera un ecosistema de firmas potentes y muy diversas: Inseybom, Jomapo, Puertas Faher y Climatización Alonso. Cada una operando en su propio mercado, con sus directores y sus dinámicas diarias.
¿El problema? Sus datos vivían en un archipiélago.
La odisea de las 5 bases de datos
Antes de que entráramos en acción, el equipo directivo de Vanguard Quest lidiaba con 5 bases de datos completamente independientes. Para tener una foto global de la situación financiera o comercial del grupo, el procedimiento era una odisea manual:
Conexiones individuales: Había que entrar uno por uno, en local o en remoto, introduciendo usuarios y contraseñas en cada software específico.
Cálculo manual: No existía un registro centralizado, por lo que consolidar la información requería extraer los datos de cada filial y hacer las sumas a mano.
Días de retraso: Conseguir un reporte global del estado real del holding podía costar entre dos y tres días de trabajo administrativo.
Integración con Power BI: El poder del dato inmediato
Fieles a nuestro método de construir sobre las herramientas actuales y evitar disrupciones dolorosas, implementamos un modelo de analítica centralizado utilizando Power BI.
Pasamos de la dispersión absoluta a la centralización radical. Como bien nos explicaba el propio equipo de Vanguard Quest en una entrevista reciente, el cambioha sido drástico: “La ventaja es que ahora todo ello lo tenemos en un mismo pantallazo y tenemos el dato directamente. Lo que antes podía suponer dos o tres días (...) ahora es inmediato”.
Hoy, la dirección cuenta con alrededor de un 95% de precisión en sus métricas y KPIs clave. Esto les permite algo que antes era impensable: ver en tiempo real y con exactitud los márgenes de cada proyecto. Al cruzar los gastos de cada trabajador con el presupuesto base, el sistema les ayuda a detectar al instante qué obras o proyectos están sufriendo desviaciones o pérdidas, permitiéndoles reaccionar antes de que sea tarde.
Automatización documental: De una semana a unas pocas horas
La analítica de datos no fue el único flujo que optimizamos. Uno de los mayores cuellos de botella del grupo estaba en la gestión de albaranes técnicos.
El flujo antiguo era lento: los técnicos tomaban los albaranes en las obras, los llevaban físicamente a la oficina y allí se codificaban manualmente. Entre una cosa y otra, podía pasar una semana entera para que el dato llegara a administración.
Implementamos una solución de automatización documental integrada: ahora, el operario escanea o fotografía el albarán desde su teléfono, y mediante la aplicaciónWESCA, el documento se procesa e incorpora de manera automática al programa de gestión común del grupo. Un albarán que se genera a primera hora de la mañana, a las dos de la tarde ya está contabilizado en el sistema.
¿El resultado? Una reducción drástica de la carga de trabajo en oficina y muchas más horas libres para que el equipo se dedique a otras tareas.
"Esto es solo el primer peldaño"
Cuando le preguntamos a Vanguard Quest qué le dirían a otra empresa que se esté planteando dar el salto hacia la automatización y la inteligencia aplicada, su respuesta fue directa y tajante: "Que van tarde. Muy tarde".
Para nosotros, ver cómo la tecnología alivia la operación de una empresa como Vangard Quest es la mayor de las recompensas, pero compartimos la visión ambiciosa de nuestro cliente. Como ellos mismos dicen, con este proyecto apenas estamos al 10% de todo lo que la IA y la automatización pueden hacer por la industria: “Esto solamente es el principio y hay que seguir evolucionando. Es el primer peldaño de muchos”.
Para Vanguard Quest, el viaje de la transformación digital está siendo, en sus propias palabras, "apasionante y espectacular". Para Agente 404, haber sido sus compañeros de viaje en este primer escalón es la confirmación de que nuestro método funciona.
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